WEG-Verwaltung

Kaufmännische Leistungen

• Vorbereitung, Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlungen mit Protokollerstellung.
• Erstellung des Einzel- und Gesamtwirtschaftsplanes für ein Wirtschaftsjahr mit den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben des gemeinschaftlichen Eigentums.
• Erstellung einer jährlichen Einzel- und Gesamtabrechnung über die Einnahmen und Ausgaben nach Ablauf des Wirtschaftsjahres.
• Durchführung der Belegprüfung mit dem Beirat vor der Eigentümerversammlung.
• Einrichtung, Führung und Disponierung der auf den Namen der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkonten (Giro- und Festgeldkonten).
• Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung.
• Sachliche und rechnerische Prüfung und Zahlung aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen.
• Überwachung der pünktlichen Hausgeldzahlungen.
• Erstellung von Mahnungen, gegebenenfalls Einleitung einer Klage bei Zahlungsrückstand.
• Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage.
• Errechnung und Anforderung von beschlossenen Sonderumlagen.
• Kostenaufstellung für die Wärmemessdienste, damit eine Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung erstellt werden kann.
• Bearbeitung von Lohnzahlungen für den Hausmeister, Errechnung und Abführung von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und Erstellung der Meldungen.
• Errechnung und Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt.
• Bearbeitung von Schlüsselbestellungen.
• Beachtung von Lohn-, Einkommen-, Grundsteuer- und Umsatzsteuergesetzen

Technische Leistungen

• Durch die regelmäßige Begehung der Objekte wird der Zustand kontrolliert.
• Abschluss und Überwachung der Wartungsverträge für die technischen Einrichtungen.
• Wir sogen dafür, dass die Instandhaltungsrücklage für eine ordnungsgemäße, substanzerhaltende und wertsteigernde Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums eingesetzt wird.
• Sollten Maßnahmen durchgeführt werden, die die Statik betreffen oder soll ein Umbau vorgenommen werden, so empfehlen wir den Eigentümern die Einschaltung eines Ingenieurbüros für die Planung, Bauüberwachung und Bauabnahme.
• Für die Durchführung von Renovierungsarbeiten werden von uns Handwerkerangebote eingeholt, Aufträge vergeben und die Arbeiten überwacht und abgenommen im Einvernehmen mit dem Verwaltungsbeirat.
• Einleitung von Sofortmaßnahmen im Notfall (Rohrbruch, Brand, Sturmschaden usw.).
• Prüfung des Versicherungsbedarfes (Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung) sowie Abschluss und Kündigung von Verträgen im Einvernehmen mit den Eigentümern.
• Bei Versicherungsschäden am Gemeinschaftseigentum wird der Schaden an die Versicherungsgesellschaft gemeldet, die Schadensbeseitigung durch einen Handwerker veranlasst und der Schaden mit der Versicherung abgerechnet.
• Nach Beschlussfassung der Eigentümer beauftragen wir einen Sachverständigen für das Gemeinschaftseigentum während der Gewährleistungsfrist.
• Vorbereitung und Organisation von Prüfungen durch Fachkräfte, wie z. B. TÜV, Aufzug, Blitzschutzprüfungen.

Allgemeine Verwaltungsleistungen

• Aufstellung und Überwachung der Hausordnung.
• Bearbeitung von Beschwerden und Verstöße gegen die Hausordnung.
• Verfassen von Mängelrügen und Gewährleistungsansprüchen.
• Einstellung und Einweisung von Reinigungspersonal und Hausmeister.
• Abschluss von Wartungsverträgen für Sicherheitseinrichtungen (Heizung, Aufzug, Lüftungsanlagen, Pumpen, Feuerlöscher, Rolltor usw.)
• Erledigung des Schriftverkehrs (Rundschreiben, Aushänge).
• Führen der gesamten Korrespondenz mit den Eigentümern bzw. Mietern und Dritten.
• Durchführung von Verhandlungen mit Eigentümern, Mietern, Behörden, Hausmeistern, Lieferanten usw.
• Bei Bedarf, Beauftragung geeigneter Rechtsanwälte zum Führen eines gerichtlichen Rechtsstreites, sowie die Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs.
• Beschaffung aller für die Bewirtschaftung erforderlichen Gegenstände und Brennstoffe.
• Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Gas-, Wasser- und Stromverbrauch)
• Beachten von Bestimmungen (Gemeindesatzung, Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Wohnungseigentumsgesetz, Zweite Berechnungsverordnung, Erbbaurechtsverordnung, Trinkwasserverordnung, Zwangsversteigerungsgesetz usw.).
• Einholung erforderlicher Genehmigungen (z. B. Antennenanlage).